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文件和资料控制程序

2011-09-21   来源:安全文化网    |   浏览:    评论: 0    收藏

  1.0目的

  本程序规定了质量体系文件(只包括二级文件和三级文件)的批准、发放、更改,以保证文件在受控状态下使用

  2.0适用范围

  适用于二级文件和三级文件

  3.0职责

  3.1二级文件由各相关部门编写,管理者代表审核,总经理批准。

  3.2三级文件由使用部门进行编写,由使用部门经理审核,管理者代表批准。

  3.3文件由文控中心控制。

  4.0程序

  4.1二级文件的控制

  4.1.1编写

  各部门依照IS09001—2000国际标准要求,结合本公司实际情况进行编写。

  4.1.2审核和批准

  4.1.2.1编写完后,总经理召集有关部门经理讨论,讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名,管理者代表批准,批准后文件交文控中心。

  4.1.2.2审核通不过,文件应修改或重写。

  4.1.3发放

  4.1.3.1文控中心参考<文件编码程序>文件中 “二级文件编码”给文件制订编码。

  4.1.3.2打印文件原稿为正本,复印件为副本,正本由文控中心存入文件档案,副本作为发放文件。

  4.1.3.3文控中心根据分发范围的发出数量,复印相应数量的文件,并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。

  4.1.3.4文控中心按发放范围,将文件全部发给有关部门负责人,负责人在<文件签收记录表>中签名。

  4.1.3.5各部门负责人将文件发放到有关车间,班组并做好签收记录。

  4.1.3.6文控中心在文件发出后,填写文件目录。

  4.1.4更改

  4.1.4.1当出现下列情况时,文件持有者可提出文件的更改。

  A.体系运行中,文件不能满足要求。

  B.生产工艺的更改导致文件的更改。

  C.采取纠正措施时,导致文件的更改。

  D.其它原因。

  4.1.4.2文件更改由管理者代表批准,使用部门进行更改。

  4.1.4.3文件修改完后,由原审核部门主管审核,总经理批准。

  4.1.4.4更改批准后,文控中心制订文件版本。

  4.1.4.5同4.1.3.2,4.1.3.3, 4.1.3.4, 4.1.3.5。

  4.1.4.6文控中心取出上一次<文件签收记录表>,查找文件持有者在发放更改文件时收回作废文件。

  4.1.4.7文控中心将作废文件正本从档案中取出盖上“作废”章印存入作废文件档案内,更改文件的正本存入文件档案。

  4.1.4.8作废文件正本的存档期2年。

  4.1.4.9文控中心将全部收回的作废文件副本销毁。

  4.1.4.10二级文件更改不得用手在文件上更改。

  4.2三级文件的控制

  4.2.1编写

  三级文件由各使用部门依据有关文件、资料或实际运作情况进行编写。

  4.2.2审核,批准

  4.2.2.1文件编写完后,编写人将文件交使用部门经理审核,文件获管理者代表批准后,文件获管理者代表批准后,文件送交文控中心编码和制订版本打印,文控中心参考<文件编码程序>中的“三级编码”有关规定嗯进行编码。

  4.2.2.2审核或批准通不过应修改或重写。

  4.2.3发放

  4.2.3.1文件原稿为正本,复印件为副本。正本由文控中心存档,副本为发放文件。

  4.2.3.2文控中心根据需要数量复印文件,复印文件的每一叶盖上“受控制文件”的章印。

  4.2.3.3文控中心填写<文件发放登记表>,将文件副本全部给有关部门负责人,并要求其在表中签名。文件正本存入文件档案。

  4.2.3.4文控中心在文件发出后,填写文件目录。

  4.2.4更改

  4.2.4.1文件更改由原编写部门进行。

  4.2.4.2更改完后,编写者将更改文件交本部门经理审核,管理者代表批准。

  4.2.4.3三级文件更改,编写人可用手进行更改,但更改的位置须有批准人签字和更改日期。

  4.2.4.4获准后更改的文件交文控中心。

  4.2.4.5同4.2.3.1, 4.2.3.2, 4.2.3.3, 4.2.3.4, 4.2.3.5。

  4.2.4.6同4.1.4.6,4.1.4.7, 4.1.4.8, 4.1.4.9。

  4.3文件的修改内容记录在<文件修改一览表>上。

  4.4各部门应编制文件目录,记录者部门所有的受控制文件。

  4.5文件遗失,立即向管理者代表汇报,并书面申请补办。

  4.6文件严重损坏,应向管理者代表书面申请更换文件。

  4.7当发放范围需增加时,应向管理者代表书面申请。

  4.8文件持有者离职,由其签收的文件必须退回本部门。

  4.9保持文件清晰、整洁,不准在文件上擅自乱改、乱涂、乱画。

  4.10文件版本

  4.10.1文件(只限于二级文件和三级文件)发行次数确定文件版本,例如文件第一次发行版本号为A/00。

  4.10.2版本号确定文件某页的修改次数,例如文件第二页修改三次,此页版次号为A/3,二级文件经5次修改后,必须重新发行,更该版本号为B/00。

  4.10.3三级文件经修改后,必须重新发行,更改版本号。

  4.10.4文件(包括二级文件和三级文件),完全不适应本公司时,进行重新编制,重新编制的文件更改版本号。

  5.0文件

  5.1参考文件

  <文件编码程序>

  6.0记录

  <文件签收记录表>

  <文件修改一览表>