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质量记录控制程序

2011-09-21   来源:安全文化网    |   浏览:    评论: 0    收藏

  1.0目的

  本程序文件规定了表格的编制和质量记录(以下简称记录)的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、处理以及借阅的管理方法。

  2.0适用范围

  本程序文件适用于各部门的记录控制。

  3.0职责

  3.1各部门负责统筹表格的编制和控制。

  3.2各部门分别负责本部门记录的控制。

  4.0程序

  4.1表格的编制和标识

  4.1.1所有的记录表格都由各部门根据其工作性质、工作范围和工作目的统筹进行编制或修订。

  4.1.2文控中心制订表格的编码,编码定在表格的右上方,编码包含有公司码、控制码、日期码。

  4.1.3文控中心将已编制或修订好的修订好的表格填写在<表格登记一览表>上,以用于查询表格的最新版本,确保使用的表格是最新的。

  4.1.2记录的收集、编目、归档、保存、处理。

  4.1.2.1各部门定期(根据需要,每天、每月或每年)将相关的记送交相应部门。

  4.1.2.2归档

  记录归档原则:原则(一)是同年同种产品(型号)的同种记录归为同册,不同种记录归为同一档号。原则(二)是同年同种归为同档号,不同种但记述的是同一事物的记录归为同册。

  4.1.2.3贮存

  4.1.2.3.1收集的是本年记录,各部门负责人按归档原则,把编入同册的记录放在一起,当夹本记录过多时,可按月或按半年的周期将前面的记录从夹本中取出,

  然后加上档案封面贮存在临时档案柜内。

  4.1.2.4各部门负责人将记录存放后做好标识,以便快速查询。

  4.1.2.5文控中心以保证记录在贮存期内能够保持良好的状态且不会有遗失的情况发生。

  4.1.2.6质量记录贮存位置应保持通风、干燥。

  4.2各部门自行控制的记录是不同种

  4.2.1各部门自行保管的记录的归档原则:原则(一)是同种记录归为同册;原则(二)但记述的是同一事物的记录归为同册。记录贮存在专用夹中或文件柜中。

  4.2.2各部门按记录的性质和有效期自行制订记录的贮存期限,贮存期限应填写在〈表格登记一览表〉上,记录超过了期限可作废品处理。

  4.3外来记录的控制

  4.3.1外来记录编写序号码,序号码写在记录的右下角,序号由多位数字组成。

  4.3.2有关部门按上述编码方式对接收到的外来记录编号。

  4.3.3外来记录的归档:可将一种记录单独归为一册或与本公司记录混合为一册。

  4.3.4根据外来记录的性质和有限期,制订记录的贮存期。

  4.3.5外来记录的保存期为一年,超过保存期的作废品处理。

  5.0记录

  <表格登记一览表>