OHSMS（职业健康安全管理体系）文件控制程序

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　　1．目的

　　通过实施本程序，以确保各相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本，并及时撤出失效、作废的文件。

　　2．范围

　　本程序适用于与OHS管理有关的文件和资料的控制。

　　3．职责

　　3．1OHS管理手册由最高管理者批准颁布，程序文件由管理者代表批准颁布。

　　3．2人资行政部负责OHS管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作，负责适用法律、法规的获取与识别，负责各部门支持性文件的批准。

　　3．3各部门负责相关文件的实施，文件制(修)订意见的提出，以及本部门文件和资料的日常管理。

　　4．工作程序

　　4．1职业安全健康管理体系的文件结构

　　一级职业安全健康管理手册

　　二级程序文件

　　三级

　　a．职业安全卫生法律、法规及职业安全健康有关标准

　　b．安全生产管理标准

　　c．有关部门的支持性文件及安全操作规程

　　d．年度安全工作计划，年度设备大修安全管理规定，年度设备大修安全用电管理规定等

　　e．OHSMS审核计划和管理评审计划

　　f．从相关方得到的技术资料

　　4．2文件的制(修)订

　　4．2．1文件制(修)订的条件

　　——公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要的；

　　——上级文件或标准进行了修订，现公司文件与之相抵触的；

　　——经使用部门反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的。

　　4．2．2文件制(修)订的提出与归口

　　使用文件的单位负责文件制(修)订意见的提出，由人资行政部负责统一修订。

　　4．2．3文件的批准发布

　　修订的文件经OHS管理者代表批准后，由人资行政部发布并收回原文。

　　4．3文件的更改

　　4．3．1文件更改的分类

　　4．3．1．1手改：指某些字、符号等出现错误时进行的修改。

　　4．3．1．2一般更改：指对原文件进行部分补充或完善、文件的主要内容发生根本变化的修改。

　　4．3．1．3更版：指对原文件版面内容更改二分之一以上，或原文件的主要内容发生较大变化的更改。

　　4．3．2文件更改的方法和步骤

　　4．3．2．1手改的方法是由原文件的下发部门以书面形式下达勘误表，各部门受控版本按勘误表进行手改。具体手改的方法是：在错误处划两条水平线，将正确内容写在上方。

　　4．3．2．2一般更改由原文件起草部门填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行后，与原文件一同使用。

　　4．3．2．3更版由原文件起草部门填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行，并说明原文废止。

　　4．3．3文件更版一般须经原文件审核人审核，若指定其他人审核，则必须获得审核所需依据的有关背景资料。

　　4．3．4所有文件更改，文件管理部门应进行编号登记，并编制文件更改一览表。

　　4．4文件的日常管理

　　4．4．1文件和资料日常管理由人资行政部负责。

　　4．4．2人资行政部应填写全公司文件收发记录。

　　4．4．3各部门也要填写本部门的文件收发记录。

　　4．4．4文件的受控状态

　　4．4．4．1文件受控状态分“受控”和“非受控”两类，加盖“受控”章的文件为受控文件，没有盖“受控”章的文件为“非受控”文件。

　　4．4．4．2“受控”文件的发放范围由人资行政部确定。

　　4．4．5受控号

　　文件的受控号填写在“受控”章内，各部门有固定的受控号。

　　4．5作废文件的处理

　　4．5．1文件作废后，应停止使用作废文件，送交人资行政部统一处理，如需留作资料，则应加“作废”标识，以确保只使用有效的文件版本。

　　4．5．2人资行政部应及时收回作废文件，予以更新，经主管领导批准后统一进行销毁，并建立记录。

　　5．相关记录

　　文件会签办文单

　　文件收发登记台帐

　　更改通知单

　　受控文件清单

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