（一） HSE程序文件的审查
程序文件的审查。
程序文件的会签。
程序文件的批准。
（1） 程序文件的审查目的与时机
● 程序文件审查的目的
程序文件符合标准的要求；
程序文件的规定是切实可行的；
程序文件表述准确，可实现“释义唯一”；
程序文件的结构合理，便于管理和控制；
程序文件与管理手册的规定协调统一；
各项过程接口处理适当、明确；
● 程序文件审查的时机
文件初稿完成后可进行初审；
投入正式运行前进行全面审查；
运行过程中可适当安排审查；
管理体系进行重大修改或采取较大范围的纠正措施后安排全面审查。
（2） 程序文件审查的方式
采用集体讨论的方式进行；
由选定的审查人员进行传阅；
程序文件所涉及的责任部门的管理者审查；
由管理者代表或授权的相当职位人员进行文件的最终审查。
（3） 程序文件格式的审查
● 审查的目的
程序文件应有统一格式，便于管理；
文件格式应考虑文件控制的要求；
● 编码
符合企业内的规定；
编号具有唯一性；
便于识别和区分；
● 编、审、批
程序文件要注明编写人、审核人、批准人；
制定及实施时各程序相关部门参加。
● 文件控制要求
标识明确；
版本现状；
生效日期；
审批手续。
（4） 程序文件内容的审查
● 标准的要求
审查程序文件清单，所列程序文件是否覆盖了标准；
各程序文件，是否覆盖了健康、安全与环境管理全过程的控制要求。
● 程序文件协调性
与管理手册内容保持一致；
与其他管理性文件不产生矛盾；
相互引用程序内容应保持协调统一。
● 适合HSE管理体系运行
程序文件规定的健康、安全与环境过程适合体系运行；
人员的职责明确，权限清楚；
各项过程所需的资源均能得到保证；
程序规定的要求在实际运行中能达到。
● 逻辑上完整：
每个程序文件都涉及HSE管理体系运行中一个逻辑上独立的部分；
按逻辑顺序对健康、安全与环境管理和控制过程展开描述；
各项过程的描述有始有终，形成闭环。
● 具有可操作性：
目的明确，方法清楚，切实可行；
规定各项工作的责任人或责任部门，并规定工作的接口方式；
按过程顺序清楚地规定工作步骤；
规定应保留的记录，为事后监督检查提供依据；
措辞准确严谨，实现“释义唯一”，执行时不易引起混淆。
● 程序文件内容的掌握
可不涉及具体的技术问题及操作细节，这些技术问题和细节可在作业文件中进一步具体化；
需要保密的内容可在下一层文件中引用；
现有行之有效的管理文件，在适当之处将其引入程序，不必重复描述，但应注意引用的文件需纳入受控文件范围。
（5） 程序文件的会签
● 会签的目的
使相关职能部门明确本部门的职责；
了解本部门与其它部门的工作接口；
了解并确认开展健康、安全与环境过程的方式；
● 会签的方式
采用传阅的方式，由相关部门负责人在每份程序文件上签署意见；
采用会议的形式通过每份程序文件；
● 文件会签后的执行
会签即代表各相关部门已确认了程序文件；
经确认的程序文件执行时不得打折扣；
在执行中发生问题，应通过文件修改的正规途径办理文件更改手续。
（6） 程序文件的批准
● 批准的权限
管理者代表批准；
批准的程序文件应有效执行：
程序文件批准即成为企业的内部标准；
企业健康、安全与环境管理过程按程序文件执行。
（二） HSE程序文件的控制
（1） 程序文件的管理
● 程序文件的审批
拟制人起草文件；
部门内、外充分讨论修改；
审核人进行文件审查；
与程序文件相关的部门进行会签；
授权人批准发布；
● 程序文件的发布
文件经打印、校对、制作完成，由上一级部门同意后发布；
保证所有使用者手中持有相应文件都是有效的版本；
保证现场使用的所有文件为最新版本，根据收发文登记及时收回作废文件及时发放新版文件；
● 程序文件的更改
更改应有修改状态标识；
更改一般由原审批部门或人员进行审核；
更改文件由申请人提出申请并办理有关手续；
文件更改的生效日期要明确；
更改的内容应明确并及时地传达到使用者及相关人员；
经多次更改可重新印发，更换版本；
● 程序文件的收回
根据收发文登记，及时更换或撤回作废文件；
作废文件应有明确的标识；
作废文件收回后统一处理；
需保留的作废文件，作明显的标识，隔离保存。
（2） 程序文件的控制方法
● “受控”文件
“受控”文件在文件发生更改时应能够追溯到全部的使用者；
受控文件一般仅限于企业内部，但也有时可能涉及到外部文件；
程序文件属受控文件。
● 程序文件编码
每份程序文件有唯一的编码，便于识别文件并对其进行控制；
同一企业内应使用统一编码方式。
● 受控印章及分发号
受控文件发放时加盖受控印章，防止复印件的流传造成文件失控；
需转发的文件，由转发部门复制后加盖受控印章；
分发号标记在文件上，发文时进行登记签名领取，根据分发号码可追溯到每份文件的使用人。
● 文件清单及修改状态
制定文件清单，随时发布最新文件修改状况；
每页的修改状况可采用修改码态进行标识；
同一版次的文件，不同的页码可有不同的状态；
多次或多处修改的文件可改版重新发布。
● 文件发放控制
文件使用人应进行发文登记，签名领取；
文件修改时文件管理人员应根据发文登记追踪每份文件及时修改；
作废文件应根据发文登记撤回；
文件破损，丢失均应办理相应的申请手续才能补发；
需扩大文件使用范围、增补文件时，严禁自行复制，应由文件管理人员统一制作，加盖受控印章，登记发放。
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