按GB/T6583（ISO8402）将程序定义为：“为进行某项活动所规定和途径”。就是为了完成HSE管理体系要素所规定的方法。在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。其内容是描述实施HSE管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是HSE管理体系文件结构中的B层文件。
1．程序文件的作用和要求
（1）程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。
（2）每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。
（3）程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。
（4）程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。
2．程序文件编写的5W1H原则
（1）What（做什么）；
（2）Who（谁做，谁检查评价）；
（3）Where（在哪里做）；
（4）When（什么时候做）；
（5）Why（为什么做）；
（6）How（怎么做，依据什么，用什么方法）。
3．程序文件编写前的准备
（1）编制程序文件明细表；
（2）现行文件的收集与分析；
（3）编制体系文件编写大纲；
（4）职能完善和职责、权限的确定；
（5）落实程序文件编写的工作组织。
4．对现行文件的收集和分析
收集企业现行的各种企业标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
企业如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使HSE管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基础上补充为好。
5．落实企业程序文件编写的工作组织
建立工作组织（HSE体系办公室）应考虑的问题：
（1）最高领导层的有效介入，以便解决文件审核中发现的重大问题及跨部门的问题；
（2）应有一个熟悉标准，熟悉各部门实际工作的，责任心强，文笔好的初审班子；
（3）应有人统一规划和统稿。
6．编制程序文件明细表
根据企业的HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责。对照已有的各种文件，确定需新编、修改和完善的程序文件，制定计划逐步完成。一个企业程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。
7．编制体系文件编写大纲
根据HSE管理体系总体设计方案和程序文件明细表，编制体系文件编写大纲，大纲中要明确以下内容：
（1）编写工作的组织部门（如HSE体系办公室）。
（2）针对每一个程序文件提出文件编写控制要点。
（3）明确每个程序文件编写部门、责任人员和进度要求。
（4）明确程序文件草稿的审核修改程序：
①本部门领导组织在本部门内部的审核修改；
②征求程序中所涉及部门的意见；
③编写工作的组织部门（HSE体系办公室）审核修改；
④高层领导统一审核修改；
⑤各部门领导和专家对每一个文件进行讨论修改；
⑥上述过程中一个需多次反复的过程。
8．程序文件内容和格式
（1）文件编号和标题：程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（2）目的和适应范围：一般简单说明开展这项活动的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语：
为了……制定本程序
本程序规定了……
本程序适用于……
（3）术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。
（4）职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。
（5）程序内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
（6）相关程序、文件和记录：指出需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。
（7）报告和记录格式。
确定使用该程序所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。
程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
9．程序文件的批准、发布和控制
（1）程序文件发布前：
①统稿人应对程序文件的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；
②各部门领导会签以确认程序文件中的职责、权限、接口方式和活动原则；
③由最高管理者进行最终审查、批准发行；
④在所有文件中标出标准的识别标记，加盖“受控文件”标识。
（2）经批准的程序文件的发放办法应保证所有使用者都能适应使用，按序号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业内每一个使用者熟悉程序文件中与其有关的内容；
[例4]某石油公司体系文件控制程序
1 范围
为了确保各生产经营单位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。
本程序规定了体系文件的编制、发放、更改与修订版的控制办法和要求。
本程序适用于**石油公司，HSE体系文件控制。
2 术语
本程序采用SY/T6276-1997规定的术语。
3 职责
3.1 HSE办公室是本程序的归口管理部门，负责管理手册和程序文件的控制管理。
3.2 各部门负责相关HSE支持性文件的控制管理。
4 程序内容
4.1 体系文件的控制范围
4.1.1 体系文件的分级管理：
a）管理局体系文件按本程序进行控制；
b）各二级单位负责各自HSE体系文件的控制管理。
4.1.2 体系文件的层次和控制。
a）体系文件分为三个层次：
（1）HSE管理手册；
（2）程序文件；
（3）支持性文件。
b）体系文件的控制：
（1）体系文件分为受控文件和非受控文件，分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章。
（2）HSE管理手册，用于对外联系业务时，加盖“非受控文件”印章，不作跟踪管理。管理局内部使用时，加盖“受控文件”印单间，列入受控范围。
（3）程序文件和作业文件，必须加盖“受控文件”印章。
（4）体系文件持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。不准以任何方式向外单位提供或交流。
4.2 体系文件的编制
4.2.1 HSE管理手册由HSE办公室编写。
4.2.2 程序文件、支持性文件由HSE办公室组织有关部门编写。
4.3 体系文件的审批
4.3.1 HSE管理手册、程序文件由HSE办公室组织有关部门会审。报管理者代表审查。HSE委员会审核通过后，管理局局长签发公布。
4.3.2 支持性文件由编写部门负责人审查，HSE办公室审核，部门正职或主管副局长批准发布。
4.4 体系文件的发放
4.4.1 HSE管理手册和程序文件的发放，由HSE办公室统一管理。支持性文件的发放由有关部门管理，HSE办公室备案。
a）对体系文件加盖“受控文件”、“非受控文件”控制号标识；
b）负责编制“体系文件发放定额表”；
c）实施更改；
d）负责作废文件统一回收、销毁。
4.4.2 HSE管理手册、程序文件（合订本）的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。
4.4.3 程序文件（单行本）的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。
4.4.4 支持性文件的发放，由有关部门按审定的定额发放。
4.5 体系文件的更改和修订版
4.5.1 HSE管理手册和程序文件的修改，由HSE办公室组织有关部门对更改建议进行评审、报管理者代表审核，经局长批准后实施。
4.5.2 支持性文件的更改，由主管部门提出更改意见，HSE办公室审核，经部门正职或主管副局长批准后实施。
4.5.3 体系文件的修订版
a）当管理局发生重大变更或文件更改多次，体系文件需要修订版时应有修订版标识，第一版为A，第二版B，依次变更标识；
b）过期、修订版作废的文件，均由文件发放部门统一收回登记，经主管部门负责人批准后销毁。保留的作废文件应加盖“保留资料”标记。
5 相关程序、文件和记录
5.1 相关程序
5.2 相关文件
5.3 记录
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