1．作业文件的作用和要求
（1）作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；
（2）作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；
（3）国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。
（4）在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。
（5）作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。
2．对现行文件的收集和分析
企业现行的各种组织制度、规定办法等文件，很多具有管理作业相同的功能，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以管理作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按管理作业文件内容及格式要求进行改写。
3．编制作业文件明细表
根据HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，以及程序文件的制定，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、修改和完善的管理作业文件，制定计划在程序文件编制时或编制后逐步完成。由于各企业的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。
4．管理作业文件内容和格式
（1）文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（2）目的和适用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。
（3）职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系。
（4）管理内容：是作业文件的核心部分。应更出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，以及所要达到要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
（5）更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件时应一起组织更改。
（6）相关程序、文件记录，指需用引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录。
（7）报告和记录格式：确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
管理作业文件必需操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系认可，经过审批后实施。
[例5]特种设备安全管理规定
1范围
为加强特种设备安全管理，根据原劳动部《起重机械安全监察规定》、《厂内机动车辆安全管理规定》和01/HSE5.9《安全管理控制程序》，制定本规定。
本规定适用于管理局各类在用起重机械、电梯、厂内机动车辆（以下简称特种设备）的购置、安装、修理、改造、使用、检验、监督检查和管理。
2职责
安全环保与技术监督处是本规定的归口管理部门。
3管理内容
3.1购置
3.1.1特种设备使用单位必须购置有省级以上劳动安全主管部门颁发的安全技术监督检验合格证书的产品。
3.1.2特种设备的购置必须经安全环保与技术晷处审查备案。
3.1.3特种设备的购置，执行01/HSE5.5.1《设备购置管理办法》。
3.2使用与管理
3.2.1特种设备的使用应遵守国家有关标准、规程和有关部门的安全管理规定。
3.2.2特种设备的使用必须符合下列条件：
a）经检验合格或基本合格，取得特种设备使用许可证；
b）操作人员持有相应设备的特种作业人员操作证；
c）建立了设备定期维护保养、定期检查、操作规程和有关注意事项等安全管理规章制度及有关档案；
d）无事故隐患；
e）无重大环境影响。
3.2.3特种设备使用单位每年应至少进行一次在用设备的全面检查，发现隐患应及时整改。停用半年以上或发生过重大设备事故的，使用前也应做全面检查。
3.2.4不符合使用条件的特种设备不得使其处于在用状态。
3.2.5特种设备经检查后，检验机构认为不符合使用条件，又无修复价值，经安全环保与技术监督处核准，由使用单位办理报废手续。
3.2.6各级安全管理部门应建立健全特种设备安全管理制度，定期组织特种设备的检验、安全监督检查、隐患整改和大修改造，及时停封有重大事故隐患的设备。
3.2.7起重机械作业人员在下列情况时不得进行起吊作业。
a）无人指挥或指挥信号不明确；
b）超过额定负荷或起吊物重量不能确定；
c）起吊物捆绑不牢或不平衡，歪拉斜挂；
d）在起吊物上直接进行加工；
e）起吊现场光线暗淡视线不清；
f）违章指挥
g）起吊物为易燃易爆危险品；
h）安全防护装置失灵，吊索有缺陷或不符合要求；
i）起重臂或起吊物下有人，起吊物上站人或有浮动物；
j）起吊物棱角处与吊索之间未加衬垫。
3.3监督与检验
3.3.1各级安全管理部门对特种设备及安全防护装置的安全性能进行监督检查。
3.3.2特种设备应检验时，由使用单位向检验机构提出检验申请，检验机构应及时安排检验。
3.3.3检验机构应严格按国有和省有关现行标准、规程和规定要求的检验方法、手段、内容及检验标准开展检验工作。
3.3.4设备检验结束后，特种设备检验机构应于3日内出具检验报告及隐患整改通知单。检验合格的，使用单位应于30日内持检验报告到安全环保与技术监督处办理该设备的使用许可证。
3.3.5在用特种设备的检验周期为：固定类起重机械为二年；流动类起重机械、电梯、厂内机动车辆为一年。
3.4安装、修理和改造
3.4.1经省级劳动安全主管部门审查认定的特种设备生产制造、安装、修理和改造单位，才能对特种设备进行准许范围内的施工作业。
3.4.2起重机械需安装和大修改造，电梯需安装、修理和改造的，经使用单位安全检查部门审查后，报安全环保与技术监督处审批，取得《开工许可证》后，方可施工。
4.更改
本规定的更改，执行01/HSE3.8《体系文件控制程序》的规定。
5.相关文件和记录
5.1相关文件
5.2记录
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