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记录和档案管理程序

2009-11-17   来源:安全文化网    |   浏览:    评论: 0    收藏
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  1目的和适用范围

  为规范各类质量记录的管理,保证质量活动的可追溯性,并为相关质量活动提供客观证据,特制定本程序。

  本程序适用于本公司各项质量活动记录和评价记录及报告的管理。

  2 职责

  2.l办公室负责有关技术质量活动记录和档案的管理。

  2.2办公室人力资源管理员负责有关人员记录和档案的管理。

  2.3办公室设备管理员负责有关设备记录和档案的管理。

  2.4办公室材料管理员负责有关材料记录和档案的管理。

  2.5办公室主任负责有关评价记录和报告的管理。

  2.6办公室负责有关评价记录和报告的归挡。

  2.7办公室综合管理员负责文书类记录的管理。

  2.8办公室图书管理员负责法律、法规、技术标准,安全评价相关文件等资料的村党和节约等管理。

  2.9技术负责人负责批准法律、法规、技术标准,安全评价相关文件等资料等修订或替代版本的使用。

  3程序内容

  3.1记录管理范围

  3.1.1办公室负责客户投诉处理、质量信息反馈和纠正措施、质量事故调查和处理、质量体系内部审核和管理评审、质量体系文件发放和回收等记录和档案的管理。

  3.1.2办公室人力资源管理员负责人员的资质、履历、培训、考核等记录和档案的管理。

  3.1.3办公室设备管理员负责设备的验收、使用、维护、保养等记录和档案的管理。

  3.1.4办公室材料管理员负责材料的验收、使用、进出、保管等记录。

  3.1.5 办公室负责合同的管理。

  3.1.6办公室资料管理员负责有关评价的委托、记录和报告的归档。

  3.1.7办公室综合管理员负责有关文件、文书、信件、传真、电话记录、内部会议纪要、通知等记录的管理。

  3.2记录的要求

  3.2.1各种质量活动产生的记录,记录人员应按照相应程序文件和管理规定的要求填写,应遵守以下规定:

  ——记录书写应字迹清楚,填写规范、真实、完整,可采用计算机打印或用碳素墨水、蓝黑墨水书写;

  ——记录时如有差错可采用杠改法,并签字或盖章确认;

  ——评价类记录不允许重抄,记录要"原始”,不能追记;

  ——记录应有责任人员和记录人员的签字标识。

  3.2.3各种记录表办公室综合管理员统一保管,评价人员根据需要领取,领取时应履行签字手续。

  3.3记录的归档

  3.3.1各种质量记录由相关责任人员整理后归档,根据实际情况确定保存期限,当没有其它规定时,按以下规定执行:

  ——人员技术业绩档案保存至该人员调离公司;

  ——设备档案保存至该设备报废;

  ——投诉处理、质量事故调查和处理、质量体系内部审核和管理评审、质量体系文件发放和回收等档案保存五年。

  3.3.2评价记录、报告、委托书、合同和其它附件由办公室整理保存。

  3.4档案管理要求

  3.4.1档案保存应有适宜的环境和必须的设施,保证各种档案不被损坏和变色。档案应分类建帐保存,便于查阅和管理。

  3.4.2当需要借阅存档的技术资料时,借阅人员应填写记录,得到办公室负责人同意后,方可办理借阅手续。

  3.4.3在办理技术资料借阅手续时,办公室应进行登记,借阅人员签字确认。借阅人员在使用期间应保持技术资料完好并在规定期限内归还。

  3.4.4技术资料整理、归档、保存和借阅过程中,应严格遵守为客户保密的规定,具体按《保密和保护所有权程序》执行。

  4记录

  执行本程序产生并保持以下记录:

  ——评价资料存档登记台帐

  ——技术资料借阅登记表

  5相关文件

  XTAP-QMS1Ol-2006《保密和保护所有权程序》

  XTAP-QMS109-2006《安全评价实施程序》

  XTAP-QMS111-2006《评价报告管理程序》

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