一、OHSMS文件的结构层次与编写原则
1．OHSMS文件的结构层次
（1）结构的分类
①分为三类：即管理手册（A层次）、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）。
②分为四类：即管理手册、程序文件、作业文件、纪录。
结构选择时，应充分考虑与组织的质量管理系统（ISO9000）文件、环境管理体系（ISO14000）文件结构的兼容；还应充分考虑组织的性质、规模、技术要求以及人员素质等情况。建议按管理手册、程序文件、作业文件三个层次分类，但最终的选择应由组织根据自身情况确定。
（2）各层次文件的内容
A层次（OHS管理手册）：阐述组织的OHS方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的OHSMS，包括或引用程序文件。
B层次（OHS程序文件）：描述为实施OHSMS各要素所涉及到的各职能部门的活动。它起着承上启下的作用，对上它是OHS管理手册的展开和具体化，使管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实；对下它应引出相同的支持文件，包括作业文件和记录文件等。
C层次（OHSMS作业文件）是详细的作业文件。它是程序文件的进一步展开和细化，通常将其统称为支持性文件，包括作为指导书、计划、记录等。支持性文件在OHSMS中所占的数量最多，涉及面广，它针对OHS有关的各项活动规定了具体的技术要求和实施细则，因此，它是OHSMS运行的基础，组织在建立OHSMS时，千万不能忽视支持性文件的补充和完善。
（3）对层次的理解
①这种层次的划分不是唯一的。组织建立OHSMS、设计体系文件结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。
②这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件重要。应该说作为OHSMS文件的一部分，各层次文件相互依存，缺一不可。
③标识文件间的相互关系。管理手册阐述组织的OHS方针、目标、组织机构以及OHSMS的要求；程序文件作为管理手册的支持性文件，描述各部门如何去进行安全卫生工作以达到规定的要求，每项活动具体技术细节，则又可在作业文件中体现。因此，各层次的文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。
④表示文件的相对数量。对于一个组织，管理手册只是一种或几种，而程序文件、作业文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。
⑤文件管理的需要。对于不同的文件，其发布和控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。
2．OHSMS文件编写的核心思想与原则
（1）核心思想：写你要做的、做你所写的、记你所做的。换言之，做不到的勿写，写过的必做，做过的必记。或者为：该写的必须要写，写了的必须去做，做了的必须留下真实的凭证。然而，真正达到核心思想的要求且长期持续改进，乃是很难的。
（2）系统性原则
①程序文件的数量和覆盖面应符合《试行标准》和《实施细则》对全部要素的要求和组织的实际需要；
②各层次文件均应作到接口清楚、结构合理、协调有序；
③各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分；
④所有的文件均应按统一规定的方法编辑成册；
（3）法规性原则
①体系文件应遵循国家及机械行业颁布的法规、标准要求；
②组织制定的OHSMS文件，是组织的法规性文件，必须严格执行；
③文件的修改、废止均应按规定的OHS管理程序进行；
（4）协调性原则
①体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调；
②体系文件之间应相互协调；
③体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；
④体系文件的各种职责应清楚，避免不协调或职责、权限不清。
（5）见证性原则
①向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHSMNS的运行情况；
②对审核来讲，体系文件可作为下列方面的客观依据：
A.符合国家、机械行业的法律、法规和标准；B.危险因素已被辩识、评价和有效控制；C.所有涉及的活动均有程序予以规定和控制；D.运行正常、绩效明显，及持续改进承诺的实现。
（6）适用性原则
①体系文件应根据《试行标准》和《实施细则》的要求、组织的规模、生产活动的具体性质采用不同的形式；
②体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；
③文件的所有规定，在实际工作中都能得到有效贯彻。
（7）唯一性原则
①对于一个组织，其OHSMS文件是唯一的；
②通过清楚、准确、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
③决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
④不同组织的文件可具有不同的风格。
二、OHSMS文件编写的方式
1．编写的方式
（1）自上而下依次展开的方式。按管理手册、程序文件、作业文件（记录）的顺序编写，这有利于上一层次文件写下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。
（2）自下而上编写方式。按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原来管理基础较好的组织，但是必然有总体设计方案，否则容易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，然后在进行管理手册和支持性文件的编写，这实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于《试行标准》和《实施细则》的要求与组织实际的紧密结合，也可缩短文件编写时间。
2．编写的方法
体系文件的编写方法。体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作的顺利进行，达到预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的策划，以避免造成人力、物力、财力的浪费和时间上的拖延。通常，分为以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。
（1）成立OHSMS文件编写小组
①明确目的。有些组织在编写体系文件时，常常盲目地抄袭、照搬其它组织的文件或资料，这种“移花接木”的方式产生的体系文件是不适用的，因为，每个组织都有自己的特点，从产品结构、生产方式、服务项目、管理模式到人员素质、设备环境等各方面都不会也不可能与其它组织完全相同。所以，必须是本组织人员编写，即能体现本组织OHS方针OHSMS特点，又能指导本组织OHSMS有效的体系文件。
②成员要求。小组成员的挑选应考虑以下几个方面：
a.最高管理层应有效介入；b.小组成员应经过编写方法的培训；c.应具备一定的管理经验；d.能代表各有关部门。
（2）进行文件编制准备。在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制计划，这种有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制制度。在编制计划中，应明确以下几个方面的内容：
①确定文件的编制格式。对一个组织说，所有的体系文件应进行基本统一格式。当体系文件不是仅有少数几个编制时，更应事先以书面形式规定各层次文件的编制格式。以统一的格式编制出的体系文件，会给所有与之接触的人产生深刻的印象——OHSMS是在有目的的策划下产生的。
②搜集相关信息。在编写之前，必须考虑把什么样的信息编写进去。来自组织外部的要求，常常在合同、订单以及其它形式的材料中体现，优势还体现在法律、法规中；来自组织内部员工的要求是双向的，一方面，它们需要清楚的了解它们必须做什么，达到何种程度才能满足OHSMS的要求。另一方面，它们在长期的工作中已形成了自己独特的工作方法和习惯，而且它们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息都应尽可能地写进体系文件中去。
③分析和清理现行文件。在编写体系文件之前，应对组织已有的、与OHSMS有关的文件及现行标准、制度和规定进行一次分析和清理。这项工作的目的是将那些可以在 OHSMS中使用的文件加以保留，对不完善之处进行补充、完善；将那些失效、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。
组织如果已经建立了ISO9000质量体系或ISO14000环境管理体系，就应使OHSMS与这两个体系融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基础上充实为好。
④进行培训和分工，明确任务和接口。为保证体系的编制质量，需从以下两方面进行考虑：其一是对编制人员进行培训，使他们对标准的内容，编制文件的主要内容、格式方面有正确的理解；其二是制定一个体系的编写计划，在计划中明确以下内容：a.对文件编制人员进行分工，明确各自的任务；b.规定各部分文件初稿、审核、批准、发布等各阶段的时间；c.确定各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人，负责各编制人员之间的协调、指导及处理接口。
（3）编制过程控制。在体系文件的编制过程中，应考虑以下几个方面实施控制：
①尽可能地参考组织内以往有关文件，对过去行之有效的方法在新文件中予以保留从而减少对新文件的“陌生感”。
②在编制过程中要及时勾通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免后患。
③尽可能多地了解文件所涉及部门人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容应在文件中体现，切记“闭门造车”。
④送交审批前应征求有关部门人员的意见。
（4）进行符合性审核。OHSMS文件和符合性审核是一项非常重要的工作，在审核中，要对已编制完成的初稿就其是否符合标准的要求，是否满足法律的要求，是否完整的描述本组织的OHS活动的实际过程，是否存在职责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸多方面进行审查。此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审核，使体系文件尽可能的简明扼要，即精练而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起误会的词。
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